Decalogo per gli uffici stampa. Da una giornalista

Addetti stampa, io vi voglio bene. Mi siete utili, siete quasi sempre gentili, con qualcuno di voi siamo pure diventati amici (nel senso, che ci vediamo pure, non che ci siamo concessi reciprocamente “l’amicizia” su Facebook).
Però, ragazzi, pietà. Ricevo centinaia di mail al giorno che contengono altrettanti comunicati stampa, save the date, appuntamenti irrinunciabili. Il mio mantra è Simplify, simplify. Seleziono, riduco, arrivo all’osso. Perché non c’è posta prioritaria di Google che tenga: mi fate perdere una valanga di tempo. Peggio (anche) per voi: spesso vi ignoro, cestino, archivio per non leggere mai più. E a volte è un peccato.
Allora. Non voglio imbarcarmi in una discussione sull’utilità dei comunicati stampa, oggi che ci abbiamo i socialmedia e la comunicazione liquida e tutto il mondo è una conversazione. Magari un’altra volta. Così come un’altra volta mi dedicherò ai contenuti dei comunicati stampa, ossia come preparare la pappa pronta ai giornalisti per avere più chance di essere pubblicati. Oggi mi limito alle basi. Vi dico quello che servirebbe a me. Voi vedete un po’ se ci riuscite.

1. Siate pertinenti. Ormai c’è Google, no? Non è difficile capire di cosa mi occupo, di cosa ci occupiamo tutti noi. Non sparate nel mucchio inviando migliaia di mail a tutto l’indirizzario. Se uno scrive di food, probabilmente non si occuperà dei vostri peraltro pregiatissimi pannolini lavabili. Chi tiene una rubrica “Motori” difficilmente interverrà all’inaugurazione di un flagship store di scarpe. Meno è meglio. Non solo riducerete ridurrete lo spam: darete anche l’impressione di fare il vostro lavoro in maniera più accurata ed efficace.
2. Occhio all’Oggetto. Si chiama Oggetto. Serve a far capire di cosa parla la mail. Ossia, se mi interessa oppure no. Se mettete sempre e invariabilmente come oggetto di tutte le vostre mail “Comunicato stampa”, io vi cestino. Idem “Save the date”, senza mettere la data nell’oggetto. Che data mi tengo libera? Devo aprire la mail per saperlo? Delete. Idem se l’oggetto è “Nome dell’ufficio stampa”. Per quello c’è un altro campo apposito, si chiama “Mittente”, oppure “Da”. Ok? E già che ci siamo: niente oggetto TUTTO MAIUSCOLO.
3. Fatemi capire. Subito. Non ho voglia di aprire gli allegati per capire di cosa stiate parlando. Mettetemi due righe di spiega anche nel corpo della mail, dai, che noi giornalisti siamo pigri. Se mi scrivete solo: “Buongiorno, vi invio il comunicato stampa in allegato”, beh, che c’era un allegato lo capivo da sola, ma 9 volte su 10 non lo aprirò. Incuriositemi. Solleticatemi.
4. Finite il lavoro. Se mi mandate diciotto “Save the date” con su scritto “Seguirà invito”, sarebbe carino che l’invito seguisse davvero. Altrimenti se poi mi chiamate per dirmi come mai non sono venuta, non pretendete che vi risponda educatamente.
5. Le foto, ragazzi. LE FOTO. Soprattutto se mi scrivete in quanto giornalista online o blogger, allegatele sempre e comunque. Ma anche se puntate a essere pubblicati sulla carta. In bassa risoluzione vanno bene, ma che non siano dei francobolli. Poi semmai quelle in alta ve le chiedo io, ma datemi almeno un’idea se l’oggetto che state promuovendo con tanto ardore merita o no. Il top: un paio di foto in bassa allegate e un link per scaricarle tutte in alta. Io non vi devo scrivere, chiamare, cercare per mari e per monti; ho già tutto il materiale che mi serve e siccome sono pigra, vedi sopra, e ho scadenze pressanti, è facile che sceglierò il vostro prodotto piuttosto che quello del collega che mi fa aspettare due giorni per una foto e poi mi dice “Le ho spedito il Cd adesso”.
6. Fatela semplice. Che noi giornalisti siamo pigri l’ho già detto, sì? Ecco. Se mandate una mail che strilla: “C’è un nuovo comunicato stampa! Clicca qui per leggerlo” e poi due volte su tre l’url non funziona, quando funziona devi fare login compilando una maschera con 12.300 dati, compreso il nome del tuo gatto se ce l’hai, io vi metto nello spam in un blink.
7. Fate finta di conoscerci. Oltre che pigri, noi giornalisti siamo permalosi. Un po’ primedonne, via. Per cui, evitate di esordire con “Cara Francesca”, se io mi chiamo Barbara. E non confondete le testate per le quali lavoro, dicendomi “Mi sembra sia proprio adatto per un articolo su Cavalli e segugi“, se io scrivo da anni per il diretto concorrente Levrieri e stalloni. E non inoltratemi il comunicato stampa; mandatemelo direttamente, dai, fingete di aver pensato proprio a me.
8. Double check. Occhio ai refusi: sono irritanti e fanno subito sciatto. Poi, non inviate comunicati stampa vuoti (solo oggetto, nessun testo o allegato: succede, eccome se succede), quelli “allego…” (ovviamente senza allegato), quelli con come oggetto: “prova” oppure “Unknown”, quelli con come testo: “prova”, quelli con data, ora o location sbagliata per un evento. Va bene, sbagliamo tutti e c’è l’errata corrige, ma siamo da capo: riceviamo centinaia di mail, se per ognuna c’è l’errata corrige, alle scialuppe.
9. Siate chiari. A proposito di errata corrige: non rimandate (solo) tutto il comunicato stampa corretto. Non ho tempo di mettere a confronto le versioni, non mi guadagno da vivere facendo collazioni, purtroppo o per fortuna. Scrivetemi subito, in alto, ben evidente, qual era l’errore e come lo avete corretto.
10. Rispettate la privacy. Si chiama Ccn o Bcc, significa Copia nascosta: vuol dire che potete scrivere a tante belle persone senza svelare tutti gli indirizzi email. Lo sapevate, sì? Ecco, la prossima volta che mi mandate un comunicato con una lista di indirizzi email in chiaro compreso il mio, io vi denuncio e invito tutti gli altri a fare altrettanto.

(Scritto grazie anche ai contributi di questo thread , vecchio ma ahimè sempre attuale).

28 thoughts on “Decalogo per gli uffici stampa. Da una giornalista

  1. Ne manca una: non richiamateci al telefono (ad orari improponibili) per avere la conferma diretta che il comunicato arrivato!!!!

    “Cavalli e segugi”:)

  2. Giusto. “Pronto? Hai letto la mia mail della scorsa settimana? Vieni?”. Risposta standard: “Non so di cosa stai parlando. Ricevo centinaia di email al giorno. Se vengo, rispondo. Via mail. Ciao.”

  3. Grazie Blimunda, cercher anche di diffondere tra i miei clienti…. posso dire loro che il recall selvaggio su ogni comunicato una pratica a dir poco sgradevole ?

  4. Enrico, ma certo: in bocca al lupo, so che non sar un compito facile, ma se servir a evitarmi anche solo un 10% di telefonate recall inutili, la tua battaglia la mia battaglia.

  5. “Non voglio imbarcarmi in una discussione sullutilit dei comunicati stampa”

    Io mi imbarcherei in una discussione sull’utilit delle conferenze stampa. Soprattutto di quelle in cui gli intervenuti passano il tempo a raccontarti la cartella stampa…

  6. Ehm, se posso visto che voi siete tutti in grosse testate io nel mio piccolo vivo con duplice sofferenza il problema stampa. Cio qua, chi lavora nel settore, causa carenza materia prima (leggasi lavoro) tutti o quasi (eh si chi c’ha un contratto alla Rai si gode lo stipendio faraonico e se ne sbatte altamente) facciamo due o tre lavori, il secondo e il terzo spesso sono un ufficetto stampa, specie in tempo di elezioni. Personalmente anche pi volte al giorno sono nelle vesti di chi riceve o invia comunicati stampa e concordo con TUTTO quello che ha scritto Blimunda (della serie tutto il mondo paese). Oggi dalla segreteria di un partito mi hanno chiamata 3 volte per sapere se il comunicato era arrivato. “Non sono davanti al pc”, “Ma non ci puoi andare”, “No sono fuori”. Ok, poi seconda domanda. “Quanto spazio hai?”. “Non so, decide il capo”. “Ah ma non me lo puoi dire?”. “No [sospiro], decide il capo”. “Allora dopo mi chiami e mi dici quanto spazio dai al pezzo” ….
    Quando la posizione si capovolge e passo dalla patte di chi invia cerco di non asfissiare i colleghi come non vorrei essere asfissiata io, ma sappiate che i “committenti” spesso so’ de’ coccio, nel senso che non capiscono e non si rendono conto. Un esempio per tutti, all’epoca gloriosa in cui lavoravo per il Presidente della Provincia di Ancona e venne in visita nelle Marche il Papa buonanima, il suddetto Presidente si fece scrivere dal figlio un discorso di benvenuto (idea tutta sua, non previsto dal cerimoniale) e poi mi sfin l’anima perch lo voleva a tutti i costi veder pubblicato dalla stampa locale. 9650 battute. Gli proposit di riassumerlo on 1500-2000 battute, ma lui disse no, “lo voglio tutto”.
    Ovviamente io dovetti stracciare le palle a tutti i capiredattori di Ancona e ovviamente non usc una riga. Dimenticavo, la segretaria della presidenza per una settimana mi ha sibilato nell’orecchio “eh, dai su lavoraci, dai su, importante, su lo sai che ci tiene, da questo dipende il tuo rinnovo, ricordalo, ci devi lavorare, ci devi lavorare…”.
    Sono stata “rinnovata” per altri due anni, ma che ansia.

  7. Riguardo il vezzo della spedizione con gli indirizzi in chiaro (orrore !)o in carbon copy, segnalo che da anni sono disponibili sofwtare che costano poche decine di euro, permettono un’ottima gestione delle mailing list e consentono di inviare i messaggi “one to one” …

  8. mi salvo dai punti elencati, fiuuuu (bhe, quasi, spesso metto l’oggetto maiuscolo)
    per, visto dall’altra parte, informo i cari giornalisti che veramente insopportabie trovare il proprio testo “copia e incollato”, senza nemmeno una virgola, un dettaglio, una parola cambiata. In pi, per la stampa online, pubblicare testi non originali pure dannoso a livello di ranking e quindi anzich farmi un favore, mi create solo un nuovo problema.

  9. riducerete fa brutto (sciatto?)
    il resto tutto bello
    ciao

  10. Sap145: buona idea. Lo lanciamo come argomento del prossimo post, per par condicio.
    Gabriele: giusto. Corretto, lasciando l’errore per espormi al pubblico ludibrio (travi, pagliuzze).

  11. Grazie! Per fortuna, faccio sempre come dici tu, per mi hai rassicurata! :-)

  12. Esame orale? Corso? Mioddio. Io la tessera da pubblicista l’ho presa nel giurassico ma per fortuna non mi sono toccati. Mi bastato il corso per i professionisti e la delirante esperienza dell’esame scritto e orale a Roma. Comunque, in bocca a tutti i lupi.

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  13. Che questa storia dell’esame e del corso??
    Per diventare pubblicisti??
    ma solo se sei addetto stampa, vero?

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  14. questa cosa degli esami una di quelle che fanno dell’ordine dei giornalisti una delle associazioni di categoria pi “amate”. boh e pure mah… che belle essero solo un blogger!
    ps. post@@@@@@

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  15. Blimunda, grazie cara
    RossaNaturale: al 99.9% no, il corso obbligatorio (chi ha dato l’esame ad ottobre ha acconsentito a frequentarlo a posteriori) a prescindere dal tipo di attivit giornalistica che fai (addetto stampa, freelance o giornalista scrausa)

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  16. Allora per fortuna che anche io mi sono “pubblicizzata” nel giurassico. Professionista non mi faccio, me ne frego. In bocca al lupo per l’esame…

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  17. Ess adesso anche per diventare pubblicisti bisognerebbe frequentare un corso. Qui nelle Marche non previsto un esame, ma il corso si (a pagamento ovvio, ma qua anche un certificato di iscrizione costa euri 100, si 100 avete letto bene). Ho scritto bisognerebbe perch come nel giurassico devi sempre presentare articoli, ricevute di pagamento, casellario, certificati e via dicendo, poi paghi una tassa e ti iscrivono. Poi fai il corso. Quindi prima paghi. Fantastico, eh?
    carino questo sito adesso vado in esplorazione.

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  18. salve, vorrei sapere se l’ufficio stampa di una amministrazione pubblica può inviare lo stesso comunicato stampa prima ad una testata e poi alle altre, ci sono delle regole sull’invio ? visto che le testate online lavorano molto con il SEO questa discriminazione crea dei danni, si possono richiamare gli uffici stampa al rispetto dell’invio ? grazie tante

  19. Luigi, in teoria no, dovrebbe fare un invio unico almeno per tipo di testata (carta e online, ad esempio), in pratica succede spesso che gli invii siano scaglionati con criteri tutti loro… L’unica è provare a dirglielo direttamente.

  20. Condivido! Prendo nota del punto 9. Buon lavoro

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